8 BONNES RAISONS DE DÉCOMPOSER SES TÂCHES

Nous dépensons beaucoup de temps et d’énergie pour gérer nos tâches au quotidien, que ce soit pour les prioriser, les planifier dans le temps ou encore nous coordonner entre collègues. Bien que familier, cet exercice n’en reste pas moins compliqué, chronophage, et pour tout dire usant. Et le pire, c’est quand il semble en plus inefficace… Heureusement il existe une méthode très accessible qui permet de rendre cette gestion beaucoup plus simple et performante : il suffit de décomposer ses tâches. Mais en quoi cette décomposition est-elle si profitable ? Découvrez 8 excellentes raisons pour vous convaincre de son intérêt.

1- Visualiser le travail à accomplir

Dans le feu de l’action, entre toutes ses tâches, les réunions, les sollicitations, les urgences à traiter et autres aléas du quotidien auxquels il faut faire face, il est difficile de garder une vision claire de son travail, même à court terme. Le risque consiste alors à se laisser porter par ce flot continu sans jamais prendre le recul nécessaire à la maîtrise de son activité.

Heureusement il est possible d’éviter cette situation en prenant l’habitude de décomposer son travail en tâches suffisamment simples et petites. En faisant cela, l’étendue des actions à mener ou des livrables à produire apparaît beaucoup plus clairement, que ce soit par le nombre des tâches correspondantes, leur complexité ou leur importance respective.

2- Rendre simple ce qui est complexe

Décomposer ses travaux est aussi un moyen très efficace pour rendre simple ce qui est complexe. Réaliser un projet est par exemple une tâche complexe en soi. Entre les jalons à respecter, les échéances à tenir, la coordination des différents acteurs ou encore la planification des travaux et autres événements à prévoir, l’ensemble est tout sauf simple. Mais si l’on fait l’effort de distinguer et de détailler chacun des composants de cet imposant puzzle, alors le projet prend progressivement l’apparence d’un simple regroupement de tâches que l’on peut facilement appréhender quand on les considère indépendamment les unes des autres.

3- Estimer le temps nécessaire

Apprécier le temps requis pour accomplir une tâche est l’un des exercices les plus difficiles. Entre le manque de visibilité (notamment sur les aléas qui ne manqueront pas d’arriver) et la part de subjectivité de chacun, la marge d’erreur peut facilement passer du simple au quadruple. Et c’est encore plus compliqué quand il s’agit d’un travail d’envergure.

La technique pour fiabiliser cette estimation consiste à réduire la maille de chacune des tâches en les décomposant suffisamment pour obtenir in fine des petites tâches voire des micro-tâches. De fait, calculer le temps nécessaire à la réalisation d’une micro-tâche est beaucoup plus simple et nettement moins hasardeux que de tenter l’exercice sur des tâches conséquentes. Il ne reste plus qu’à additionner ces estimations pour reconstituer l’effort global.

4- Évaluer le budget

Quand le but est d’évaluer le budget nécessaire à la réalisation d’une tâche, dans le cadre d’un projet par exemple, il suffit d’appliquer le même principe que pour en estimer l’effort. Dans un cas comme dans l’autre, une décomposition en tâches plus fines et plus simples permet de sécuriser les calculs en réduisant considérablement la marge d’erreur. Et plus on fait l’effort de les subdiviser, plus l’estimation est fiable.

5- Faciliter la planification

Après avoir évalué l’effort nécessaire à la réalisation d’une tâche, reste à la planifier dans le temps. Ce travail de planification est souvent complexifié par des contraintes d’organisation telles qu’une échéance à tenir ou des ressources en nombre limité. Il faut aussi prendre en compte les dépendances pouvant exister entre les tâches et qui obligent à respecter un ordre précis de réalisation. De même, dès qu’un aléa survient, il faut aussitôt remettre en perspective toutes ces données pour réajuster correctement sa planification. Bref, planifier, c’est une galère…

Heureusement il est possible de faciliter la répartition des tâches dans le temps en les segmentant suffisamment. Manipuler des tâches simples et de petite taille permet en effet de les déplacer sur l’échelle du temps avec beaucoup plus de souplesse et de précision, sans que cela compromette l’architecture globale de sa planification. Cette méthode ne rend pas l’exercice simple pour autant mais elle en atténue fortement la complexité.

6- Suivre l’avancement

De même que la décomposition des tâches facilite leur planification, elle permet également d’en mesurer l’avancement de manière beaucoup plus simple. Et ça tombe bien car estimer soi-même ce niveau d’avancement sans avoir de repères très concrets et précis est quasi mission impossible. Alors oui, reste toujours l’estimation « au doigt mouillé », très pratiquée mais aucunement fiable…

En découpant suffisamment ses tâches, il est au contraire possible d’en valider la progression pas à pas, sous-tâche par sous-tâche, jalon par jalon, étape après étape. La finesse de ce maillage autorise un suivi de la réalisation beaucoup plus rigoureux et permet d’apprécier tout aussi bien le fameux « reste à faire ».

7- Faciliter la collaboration

La force d’une entreprise réside principalement dans les femmes et les hommes qui la composent, leurs compétences, leurs différences, leur complémentarité. Mais cette force reste virtuelle si l’entreprise se contente d’être une somme d’individus et non une équipe. Pour éviter cela, les collaborateurs doivent être en mesure de collaborer (comme leur nom l’indique 😉 ). Au quotidien ce n’est pas toujours chose aisée, chacun étant généralement accaparé par sa propre activité au point de ne jamais sortir la tête du guidon. Le mieux est alors de procéder petit pas par petit pas, en faisant progressivement de la collaboration une pratique simple, rapide, quasi naturelle.

Le fait de décomposer ses tâches en micro-tâches peut directement y contribuer en donnant un tout nouvel élan au partage et à la délégation. Il est en effet plus facile d’accepter une sollicitation pour un travail à la taille et à la complexité réduites que de s’engager sur un travail d’envergure, de même qu’il est beaucoup plus simple dans ce cas pour celui qui le délègue d’en suivre ensuite l’avancement. Cette technique permet ainsi de booster les contributions croisées entre les collaborateurs et de faire naître parfois d’importantes synergies.

8- Combattre la procrastination

Dernière raison en faveur de la décomposition des tâches : éviter de procrastiner, autrement dit de remettre son travail au lendemain (à commencer par celui qui nous embête le plus..). En effet, découper son travail permet de le réorganiser en petites tâches plus faciles à entreprendre car beaucoup plus digestes. C’est à nouveau l’application de la méthode Kaizen (ou méthode des petits pas) qui prévaut car une fois réduite, la tâche initialement rebutante n’effraye plus.

Autre intérêt pour lutter contre la procrastination, cette segmentation des tâches permet de valider la réalisation de son travail très progressivement, avancée par avancée, ce qui est beaucoup plus gratifiant et encourageant pour se convaincre de poursuivre ses efforts.

En un mot comme en huit, faire l’effort de décomposer ses tâches est le moyen de résoudre bien des maux en termes d’organisation. Et comme rien n’égale la preuve par l’exemple, il suffit de tenter soi-même l’expérience sur un 1er périmètre d’activité pour en vérifier factuellement tous les bénéfices 🙂

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