CHARGE DE LOGISTIQUE

  • CONTRAT A DURÉE DÉTERMINÉ
  • kaya

ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

POSTE : CHARGE DE LOGISTIQUE

RECRUTEUR : ACTED

Lieu du recrutement : Kaya

Lieu d’affectation : Kaya

Entrée en fonction : Dès que possible

Durée du contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) de trois (03) mois en fonction de la date de début de contrat avec possibilité de renouvellement.

Date limite de dépôt de candidatures : 22 janvier 2021 à 17H30.

A PROPOS D’ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 14 millions de bénéficiaires dans 37 pays. Nos équipes sont composées de 400 employés internationaux et 4600 staff nationaux.

ACTED Burkina Faso

ACTED est présent au Burkina Faso depuis début 2019 à travers des actions humanitaires dans les régions du Nord et Sahel (Soum). Notre objectif est d’apporter une réponse d’urgence multisectorielle aux familles déplacées et aux communautés d’accueil vulnérables de la région Nord et des zones adjacentes du Sahel (Soum), via un appui en termes d’Eau, Hygiène et Assainissement et des distributions de moyens de subsistance (sous forme de biens non-alimentaires et transferts monétaires), en coordination étroite avec les acteurs humanitaires. L’intervention en cours s’inscrit dans une programme plus global de stabilisation, en ligne avec l’engagement d’ACTED en faveur du Nexus Humanitaire-Développement. Elle entend également répliquer l’approche régionale de l’organisation (présente également au Mali et au Niger) au Burkina Faso.

TERMES DES RÉFÉRENCES

ROLE Le chargé de la logistique travaille sous la supervision directe du responsable de base et a des liens fonctionnels avec le responsable logistique Pays. Il est responsable de l’acquisition, de l’approvisionnement, de la maintenance et du transport des équipements, des installations et du personnel du bureau de Ouahigouya, conformément aux directives d’ACTED. De plus, le responsable logistique est également responsable de la communication et de la gestion de la sûreté et de la sécurité. Il supervise tout le personnel de soutien du bureau qui relève du département logistique.

LIENS HIERARCHIQUES

Sous la supervision directe du responsable de base.

Reporte techniquement au Responsable Logistique Pays.

LIENS FONCTIONNELS

Responsable Logistique pays

Charge de logistique en capital

Chef de projet

Equipe Administrative

RESPONSABILITÉS

  1. Gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement

1.1. Approvisionnement local (scénarios A, B et C)

  • Assurer la conformité globale aux procédures d’achats d’ACTED ;
  • Suivre les achats pour la zone d’opération (scénario A, B, C) ;
  • Valider les contrats d’achat / services en scénario C, ainsi que la coordination ;
  • Superviser le suivi informatisé de tous les achats par le biais du Suivi des commandes ;
  • Renforcer les procédures actuelles et la qualité du contrôle interne d’ACTED, sur la base des directives d’ACTED, des exigences des donateurs et des résultats des audits internes et externes ;
  • Gérer la chaîne d’approvisionnement de la base, de la réception du bon de commande à la livraison finale (Waybill) ;

1.2. Approvisionnement national (Scénarios C, D et E)

  • Assurer la conformité globale aux procédures d’achat d’ACTED ;
  • Combiner tous les bons de commande et les exigences lorsque cela est nécessaire pour le responsable de base / responsable logistique pays ;
  • Se tenir informé de l’état de l’approvisionnement et de la chaîne logistique, de la réception du bon de commande à la livraison finale (Waybill) ;

1.3. Coordination de l’approvisionnement

  • Informer en temps utile le demandeur de l’état des commandes (en attente, achetées, livrées…) ;
  • Assurer la circulation de l’information avec les autres départements et sous-bases jusqu’à la livraison finale ;
  • Mettre à jour les derniers résultats des achats et envoyer le document de suivi des commandes au Responsable Logistique Pays
  1. Gestion des stocks

2.1. Contrôle physique

  • Faire le suivi de tous les stocks dans le bureau et les entrepots par l’intermédiaire des agents de la logistique et des assistants/superviseurs des stocks ;
  • Superviser la sécurité des stocks et du matériel ;
  • Contrôler régulièrement la gestion des stocks et assurer le suivi avec les assistants / superviseurs des stocks ;
  • Doit rester au courant de tous les mouvements de stock / matériaux entre les entrepôts ;

2.2. Procédure de documentation

  • Assurer la conformité globale avec les procédures de gestion des stocks d’ACTED ;
  • Contrôler le classement des documents dans les délais (à la réception, les retards ne sont pas acceptés)
  • Superviser le suivi informatisé de toutes les livraisons et des rapports de livraison des stocks ;
  • Transmettre toute la documentation appropriée concernant le processus global de livraison et de stock au Responsable de base / Responsable logistique pays ;
  • Consolider toutes les données des entrepôts concernant les stocks et les inventaires, à consolider pour le Responsable logistique du pays sur une base mensuelle : Liste de contrôle de la qualité, bons de réception, rapports de livraison et rapport de stock.
  1. Gestion des actifs et des biens (y compris les locaux)
  • Assurer la conformité globale aux procédures de gestion des actifs, des biens et des locaux ;
  • Superviser la sécurité et l’utilisation efficace de tous les biens et propriétés d’ACTED dans le bureau ;
  • Vérifier et diriger l’entretien et les réparations des actifs et des propriétés en temps opportun ;
  • Evaluer les besoins en équipements et locaux supplémentaires et obtenir l’autorisation du Responsable de base / Responsable Logistique Pays ;
  • Vérifier régulièrement la documentation sur les biens (carte de biens, carte d’entretien/réparation, suivi mensuel des équipements) ;
  • Contrôle que le dossier des actifs est mis à jour avec tous les documents nécessaires (pièces justificatives, manuels techniques, documents de réparation et d’entretien) ;
  • Contrôler que les étiquettes et l’identification des actifs sont claires pour tous les équipements conservés dans les bases de sa zone ;
  • Contrôler et consolider au niveau de la base le rapport de suivi mensuel des équipements, qui doit être envoyé au Responsable Logistique pays / Responsable de base sur une base mensuelle.
  1. Gestion de la livraison (transport)

4.1. Transport du personnel

  • Responsable de la mise à disposition des véhicules sur demande des équipes programme ;
  • Contrôler la bonne utilisation des véhicules pour tout le personnel d’ACTED ;
  • Préparer les contrats de service pour les véhicules et camions loués sur la base :
  • 2. Transport de matériel
  • Gérer la bonne utilisation des véhicules pour toutes les demandes de programme ou les transferts de matériel entre les bases ;
  • Gérer la livraison des stocks et des fournitures ACTED aux entrepôts appropriés en conséquence ;
  • Contrôler et sécuriser les contrats de service avec les fournisseurs de véhicules et de camions loués ;

4.3. Gestion du parc de véhicules et du carburant

  • Rendre compte du respect global des procédures de livraison et de gestion de la flotte (Rapport mensuel de transport / consommation de carburant) ;
  • Gérer et contrôler les coûts de fonctionnement du parc de la base (carburant, entretien et réparations), y compris les groupes électrogènes ;
  • Assurer que tous les véhicules soient en règle et possède le package minimum sécurité
  • Préparer les contrats de service de location de véhicules ;
  • Contrôler toute la documentation relative aux véhicules (Assurance, carnets de bord, consommation de carburant…) ;
  1. Gestion des télécommunications et des technologies de l’information
  • Il rend compte de la conformité globale aux procédures de communication et d’informatique ;
  • Gérer et assurer l’utilisation efficace de l’ensemble du système de télécommunication et de IT ;
  • Gérer les coûts de télécommunications du bureau ;
  1. Gestion de la sécurité et de la sûreté
  • Cette section ne doit pas affecter ses autres responsabilités mais consiste seulement en un soutien supplémentaire au travail du responsable de base.
  • Partager toute information de sécurité reçue avec le Responsable de base ;
  • S’assurer que les normes de sécurité et de sûreté du personnel d’ACTED (international et local) sont appropriées et correspondent à la sphère d’influence d’ACTED et au contexte des opérations ;
  • Répondre aux recommandations du Responsable de base ;
  • Assurer un haut niveau de sécurité pour tous les biens, propriétés et ressources d’ACTED ;
  • Mettre à jour la liste des contacts d’urgence sur une base mensuelle et la partager avec l’ensemble du personnel.
  1. Procédures et rapports

Respecter toutes les exigences de reporting, en particulier les rapports mensuels

Fournir un plan de travail logistique au responsable de base comprenant les informations suivantes :

  • Le suivi de la commande ;
  • Le rapport de suivi de l’équipement ;
  • Le rapport de stock ;
  • Le suivi de la consommation de carburant ;
  • Le suivi des principaux achats (Statut dans le processus de la chaîne d’approvisionnement) ;
  • Résumer les livraisons attendues de tout fournisseur aux entrepôts ;
  • Identifier les priorités du département logistique global.

PROCEDURES D’APPLICATION

Veuillez envoyer votre lettre de motivation et CV en format PDF à l’adresse suivante : burkina.recrutement@acted.org

PROCEDURE DE RECRUTEMENT :

Présélection sur dossier ;

Test écrit ;

Entretien